SSN czy ITIN — jaki numer wpisać w rozliczeniu z USA

Zespół J1Tax · 9 września 2026 · czas czytania 9 minut

To jedno z najczęstszych nieporozumień w całym rozliczeniu, i łatwo zrozumieć dlaczego. Anglojęzyczne poradniki dla „international students” w kółko powtarzają słowo ITIN, więc człowiek zakłada, że skoro nie jest Amerykaninem, to właśnie ten numer go dotyczy. W programie Work & Travel jest odwrotnie.

Dwa numery, jedna rubryka

Amerykański system podatkowy identyfikuje podatnika po dziewięciocyfrowym numerze — formalnie taxpayer identification number, w skrócie TIN. Numery są dwa i wyglądają identycznie, ale wydają je różne urzędy i z zupełnie różnych powodów.

Kluczowy jest wiersz „dla kogo”: ITIN to nie jest numer „dla cudzoziemców”, tylko numer zastępczy dla tych, którym SSN się nie należy. Uczestnik programu Work & Travel należy do drugiej grupy — tej, której SSN się należy.

Dlaczego ITIN nie wchodzi w grę

IRS wymienia wprost, kto numeru ITIN nie potrzebuje, i na tej liście jest nierezydent z amerykańską wizą uprawniającą do pracy — ponieważ kwalifikuje się do SSN. Instrukcja do formularza W-7, czyli wniosku o ITIN, mówi to jeszcze dosadniej: kto otrzymuje wynagrodzenie za pracę w USA albo dostał wizę ważną do pracy, powinien najpierw wystąpić o SSN, a bez pisemnej odmowy z Social Security Administration dołączonej do wniosku nie ma prawa do ITIN.

W praktyce oznacza to, że wniosek W-7 złożony przez uczestnika Work & Travel wraca odrzucony, a razem z nim wraca zeznanie podatkowe, które było do niego dołączone. Traci się na tym kilka miesięcy — sam ITIN rozpatruje się siedem tygodni, a przy wysyłce zza granicy albo w sezonie od 15 stycznia do 30 kwietnia od dziewięciu do jedenastu tygodni.

Gdzie znaleźć swój SSN

Numer został nadany raz i obowiązuje do końca życia, także po powrocie do Polski i przy kolejnych wyjazdach. Jeśli karta gdzieś przepadła, sam numer jest w kilku innych miejscach:

• Formularz W-2, pole a — Employee's social security number. Jak czytać resztę pól, opisaliśmy w tekście o formularzu W-2.
• Payslipy — odcinki wypłaty zwykle pokazują cztery ostatnie cyfry, ale niektóre systemy kadrowe drukują całość.
• Portal kadrowy pracodawcy (ADP, Workday, Paylocity) — dostęp bywa aktywny jeszcze długo po zakończeniu sezonu, o ile hasło nie wygasło.
• Dokumenty z amerykańskiego banku — numer podaje się przy zakładaniu konta.
• Formularz W-4, jeśli została kopia z pierwszego dnia pracy.

Zdjęcie karty zrobione telefonem w Stanach wystarcza w zupełności do przepisania numeru. Do koperty wysyłanej do IRS karty się nie dokłada — to nie jest załącznik do 1040-NR.

Praca bez numeru — co wtedy

Zdarza się, że sezon minął, a numer nigdy nie dotarł: wniosek w Social Security utknął, karta przyszła pod stary adres albo pracodawca zatrudnił kogoś „na razie bez numeru”. W takim układzie zwrot nie przepada, ale droga po niego jest dłuższa.

Poza Stanami nie ma placówek Social Security Administration. Obsługę prowadzą Federal Benefits Units przy ambasadach i konsulatach USA, a wniosek składa się na formularzu SS-5-FS — tym samym dla numeru pierwszego, jak i dla duplikatu karty. Aktualną listę placówek i ich zasięg terytorialny SSA publikuje na stronie ssa.gov/foreign — warto ją sprawdzić przed wizytą, bo obsługa poszczególnych krajów bywa przenoszona między placówkami.

I tu trzeba powiedzieć rzecz, której nie powie żadna agencja obiecująca zwrot każdemu: ta droga bywa ślepa. Po wygaśnięciu statusu J-1 nie ma już ważnego dokumentu potwierdzającego prawo do pracy, a bez niego SSA numeru nie nada. Dopiero pisemna odmowa z SSA otwiera drogę do formularza W-7 i numeru ITIN — i to jest jedyny scenariusz, w którym uczestnik Work & Travel w ogóle o ITIN występuje. Cała procedura potrafi zająć kilka miesięcy i nie ma gwarancji powodzenia.

Dobra wiadomość jest taka, że czas na to jest. Prawo do zwrotu wygasa trzy lata po terminie złożenia zeznania, więc formalności można prowadzić spokojnie — terminy dla poszczególnych sezonów rozpisaliśmy osobno. Najlepszy moment na załatwienie numeru jest jednak zawsze ten sam: jeszcze przed wylotem z USA.

Bez zarobku wystarczy 8843 — i to bez numeru

Uczestnik wizy J-1, który nie zarobił w USA ani dolara, nadal ma obowiązek złożyć formularz 8843. Ten formularz w rubryce na numer identyfikacyjny ma dopisek if any — „jeśli jest”. Gdy numeru nie ma, pole zostaje puste i formularz jest kompletny.

Ta furtka działa jednak wyłącznie przy zerowym dochodzie. W chwili, gdy pojawia się jakikolwiek zarobek i chęć odzyskania pobranej zaliczki, zeznanie 1040-NR musi mieć numer, bo bez niego IRS nie ma czego dopasować do wpłat zgłoszonych przez pracodawcę i nie ma komu wypłacić zwrotu.

Zanim wpiszesz numer w formularz

• Sprawdź cyfra po cyfrze — numer w zeznaniu musi być identyczny z tym z pola a na W-2. Rozbieżność wstrzymuje rozliczenie i to jest jedna z najczęstszych przyczyn opóźnień.
• Sprawdź pierwszą cyfrę — dziewiątka na początku oznacza ITIN. Skoro masz W-2, masz też SSN, więc ta dziewiątka jest sygnałem, że coś zostało pomylone.
• Sprawdź zapis imienia i nazwiska — musi zgadzać się z kartą SSN, a nie z paszportem. Jeśli w Stanach zapisano je bez polskich znaków albo w odwrotnej kolejności, tak samo wpisujesz w formularz.
• Nie wysyłaj numeru mailem — ani do pracodawcy, ani do nikogo, kto o niego poprosi w wiadomości. SSN jest w USA kluczem do tożsamości i kradzieże na tym numerze są zjawiskiem masowym.